Egenverk Customer Hub · Dokumentation
Data och integritet
Vad som sparas
Allt sparas i webbplatsens egen databas och uppladdningsmapp.
| Var | Innehåll |
|---|---|
| Ärendetabeller | Ångerärenden och reklamationer: referens, order, rader och antal, status, kanal, orsak, kundens meddelande, bilagor och bokningsuppgifter. |
| Loggar | En logg per ärendetyp som bara kan läggas till i: varje händelse och statusändring med tid och vem som gjorde den. |
| Konversationer | Meddelanden i ärendet, interna anteckningar, AI-chatten och inkommande mejl från Postmark. |
| Kundsök | Indexerade kopior av kundens namn, e-post, telefon, postnummer och orderuppgifter, som Handläggarvyn söker i. |
| Återbetalningar | Händelser och beslut om återbetalningar som rör ärendena. |
| E-postkö | Kopior av utgående mejl som går via kön: reklamationsmejlen alltid, övriga mejl från tillägget när kön är påslagen. |
| AI | Butikens riktlinjer, förslag från den nattliga destilleringen och en logg per körning. |
uploads/wcch-claims/ | Kundens bilagor, med bildkontrollens resultat bredvid varje fil. Mappen är skyddad mot direkta anrop. |
uploads/wcch-email-queue/ | Bilagor till mejl i kön, till exempel en retursedel. |
uploads/wcch-ai-docs/ | Dokument du laddat upp för AI:n, som privata mediefiler. |
| Ordern | Ordernoteringar med ärendets referens och ett sparat AI-utlåtande per reklamation i orderns metadata. |
| Användare | Varje handläggares sparade listvy, vald AI-leverantör, omnämnanden i interna anteckningar och när hen senast hade ett ärende öppet. |
Inställningarna sparas som WordPress-alternativ med prefixet wcch_. AI-nycklar som anges i inställningarna lagras krypterade.
Hur länge
Ärenden och loggar tas inte bort automatiskt, och de raderas inte när ordern raderas. De är butikens underlag för att visa hur ångerrätten och reklamationerna har hanterats. När en kund begär radering anonymiseras ärendet i stället, se nedan.
Gästens statuslänk i mejlen gäller i 60 dagar.
Vad som lämnar webbplatsen
| Mottagare | När | Vad |
|---|---|---|
| Kunden | Vid anmälan, statusändring och svar | Mejl från ärendet, via webbplatsens vanliga mejlutskick. |
| Transportören via Egenverk Shipping | När en retur bokas eller spåras | Order, rader, referens och kundens anteckning till bokningen. |
| Postmark | Om du använder Postmark | Utgående mejl, och inkommande svar som Postmark skickar vidare till webbplatsen. Butikens eget konto. |
| OpenAI eller Anthropic | Bara när Aktivera AI-utlåtande är på, en nyckel finns och AI-funktionerna används | Ärendet och ordern, se nedan. Butikens egen API-nyckel. |
Till AI-leverantören skickas ärendets text och fält, konversationen, orderns rader och rabattkoder, köpvillkoren, de dokument du har valt, butikens riktlinjer och lagrumslista, upp till fem liknande avslutade reklamationer och, om du inte stängt av det under Integrationer, frakt- och betalningsdata för ordern.
Med Pseudonymisera kunddata påslaget, som är standard, ersätts namn, e-post, telefon, gatuadress, företagsnamn, postnummer och personnummer i texten innan den skickas. Ordernumret står kvar. Bilder skickas som de är, så en bild på en fraktsedel eller ett kvitto kan visa personuppgifter. Stäng av Bifoga reklamationens bilder om bilder inte ska skickas. Köpvillkoren skickas som de står; de är butikens egen text.
Bildkontrollen på reklamationsbilagor görs helt på servern och skickar ingenting vidare.
Export och radering av personuppgifter
Tillägget kopplar in sig i WordPress verktyg under Verktyg → Exportera personuppgifter och Radera personuppgifter, som gruppen "Customer Hub — Ångerärenden & reklamationer".
- Export ger kundens ångerärenden och reklamationer med referens, status, tider, ordernummer, rader, orsak och meddelande, samt varje meddelande i konversationen och AI-chatten.
- Radering anonymiserar i stället för att radera: kundens meddelanden och e-postadress ersätts, bilagor som skickats i konversationen tas bort och det sparade AI-utlåtandet för reklamationen raderas. Referens, status, tider och loggen behålls som underlag.
- Bilagorna som kunden laddade upp i själva reklamationsformuläret tas inte bort av raderingen. Ta bort dem för hand om de ska bort.
- När WooCommerce raderar en kunds eller orders uppgifter uppdateras kundsökets kopior på samma sätt.
Avinstallera
Som standard behåller tillägget alla data när du tar bort det, eftersom ärendena är butikens underlag. Vill du ta bort allt:
- Slå på Radera data vid avinstallation under Customer Hub → Inställningar → Data och spara.
- Ta bort de dokument du laddat upp för AI:n med Ta bort i listan Dokument modellen får läsa under Inställningar → AI-utlåtande. Rensningen tar inte bort dem.
- Stäng av Nattlig destillering och spara, så att inget nattligt jobb ligger kvar.
- Inaktivera och ta bort tillägget under Tillägg.
Rensningen tar bort alla tilläggets tabeller, mapparna wcch-claims och wcch-email-queue i uppladdningsmappen, alla alternativ som börjar på wcch_, tilläggets schemalagda jobb (utom den nattliga destilleringen, se steg 3) och de sparade listvyerna och omnämnandena hos användarna. Andra personliga val, som en handläggares valda AI-leverantör, ligger kvar i användarnas metadata. På en multisite görs det för varje webbplats i nätverket.
Ordernoteringar och det som skrivits i ordrarnas metadata ligger kvar på ordrarna.
Att bara inaktivera tillägget tar inte bort något, men stoppar dess schemalagda jobb.